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Retour d’expérience de Solange Macedo, Assistante médicale à l’Hôpital Paris Saint-Joseph, sur l’organisation des RCP au CICT grâce à Rofim.
Solange Macedo est Assistante médicale en oncologie thoracique à l’Hôpital Paris Saint-Joseph. Elle coordonne la préparation et le suivi des Réunions de Concertation Pluridisciplinaires (RCP) hebdomadaire organisées dans le cadre du Centre International des Cancers Thoraciques (CICT) une initiative conjointe portée par l’Hôpital Paris Saint-Joseph, l’Hôpital Marie Lannelongue et l'Institut Gustave Roussy.
Le CICT a pour objectif de structurer une prise en charge oncologique coordonnée, en s’appuyant sur des RCP multi-établissements associant oncologues, radiothérapeutes et chirurgiens.
Dans ce contexte exigeant, Rofim s’est imposé comme l’outil central de l’organisation des RCP : centralisation des dossiers patients, simplification des échanges inter-établissements et digitalisation des comptes rendus. Résultat : moins de manipulations manuelles, moins d’envois par mail, et un gain de temps opérationnel estimé à une journée de travail par semaine pour la gestion des RCP.
À travers son retour d’expérience, Solange Macedo présente comment la mise en place des RCP via Rofim a permis aux les équipes administratives de gagner en efficacité, en fiabilité et en fluidité.
Pouvez-vous vous présenter ?
Solange Macedo : Je m’appelle Solange Macedo, je suis assistante médicale en oncologie thoracique à l’Hôpital Paris Saint-Joseph depuis bientôt 4 ans. Je m’occupe principalement des patients du Dr Naltet (consultations, hospitalisations, programmation des rendez-vous), du parcours INSTADIAG sur le site Saint Joseph et je coordonne le secrétariat de la RCP d’oncologie thoracique Saint Joseph. Nous sommes quatre secrétaires au sein du service de pneumologie, réparties par médecin référent, chacune assure ensuite le suivi de ses patients. De mon côté, je prépare les RCP et j’y assiste chaque semaine.
Comment fonctionne les RCP ?
Les RCP d’oncologie thoracique ont lieu chaque vendredi, elles démarrent à 10h et se terminent vers 13h. Elles réunissent des oncologues médicaux, des radiologues, des chirurgiens ainsi que des oncologues radiothérapeutes issus des 3 sites du CICT. En moyenne, entre 40 et 50 dossiers sont discutés chaque semaine pour définir la stratégie thérapeutique. La plupart du temps, les participants sont présents physiquement, mais lorsque ce n’est pas possible, ils se connectent à distance.
Pendant la RCP, mon rôle est de programmer les rendez-vous urgents (chirurgie, etc.) si nécessaire, ainsi que pour préparer et transmettre les dossiers des patients qui seront adressés à un centre partenaire, notamment pour la radiothérapie.
Avant Rofim, qu’est-ce qui vous prenait le plus de temps ?
Deux étapes étaient particulièrement chronophages : l’envoi des dossiers de radiothérapie à Gustave Roussy et la gestion des comptes rendus après la RCP.
En post RCP, le transfert des documents et des imageries représentait une charge importante. Nous utilisions un système qui était long et parfois instable, avec des chargements qui pouvaient échouer et nécessiter de recommencer. En moyenne, il fallait 20 à 25 minutes par patient pour importer et transférer les images.
Après la RCP, la rédaction des comptes rendus prenait également beaucoup de temps. Il fallait reprendre chaque fiche, effectuer la mise en page, relire et enregistrer les documents. Sur l’ensemble des dossiers, cela représentait environ une demi-journée de travail.
Concrètement, qu’est-ce qui change avec Rofim pour la partie imagerie et documents ?
ROFIM est un formidable Hub sécurisé permettant un échange d’information entre centres partenaires, un gain de temps pour transmettre le dossier et donc une amélioration notable du circuit patient.
Avant, je devais ouvrir un mail, mettre les bons interlocuteurs en copie, joindre les documents, puis effectuer le transfert des images via notre précédente solution.
Aujourd’hui, avec Rofim, je me connecte, je vais sur la fiche du patient et j’ajoute directement les documents et les images : tout est prêt en quelques clics. Surtout, les équipes de Gustave Roussy peuvent récupérer directement les éléments dont elles ont besoin, sans échanges de mails dossier par dossier. On gagne ainsi en réactivité notamment sur la date de RDV.
Pour un patient ayant 4 à 5 examens d’imageries, on arrivait facilement à 20 à 25 minutes pour un seul dossier.
Sur une RCP comportant environ 8 dossiers avec imagerie, cela pouvait représenter 2h30 à 3h30 consacrées uniquement à la gestion des images.
Et pour la partie des comptes rendus ?
C’est également un gros changement. En cours de RCP, les médecins rentrent la conclusion de la discussion pour chaque dossier. Un module de gestion de participants à la RCP permet de rapidement intégrer le nom des médecins présents lors de la discussion
Avec Rofim, à l’issue de la RCP, je valide les comptes rendus patient par patient en un clic, l’opération prend moins de 5 minutes,
Sur une RCP comprenant régulièrement 50 patients, si l’on estime 2 à 3 minutes par patient pour la mise en page et la relecture des comptes rendus, cela représente rapidement 2h à 2h30 de travail.
Dans la pratique, avec les interruptions fréquentes (appels téléphoniques, urgences…), la finalisation des comptes rendus prenait souvent encore plus de temps.
Grâce à la génération en quelques clics, le gain de temps est considérable : je l’estime à environ une demi-journée de travail pour une RCP d’une cinquantaine de dossiers.
Au global, comment évaluez-vous le gain de temps ?
Entre la génération des comptes rendus et l’import / transfert des documents et des imageries, on gagne environ une journée de travail par semaine sur la gestion de la RCP. On gagne en réactivité pour le patient, les RDV sont donnés plus rapidement, on peut gagner jusqu’à une semaine.
Au total, la digitalisation fait gagner environ une journée de travail par semaine sur l’organisation de la RCP.
Comment ça s’est passé la mise en place ?
Cela fait plus de 2 ans qu’un groupe de travail réunissant un binôme médecin/secrétaire de chaque site et les chefs de projets du groupe hospitalier et ROFIM travaillent activement à la mise en place de ROFIM sur le CICT. Rofim a ainsi pu être déployé dès 2025 à l’Hopital Marie lannelongue et début janvier 2026 à l’Hôpital Paris Saint Joseph, les pré-requis au déploiement n’étant pas les mêmes entre les sites.
Comment jugez-vous l’outil au quotidien ?
Je dirais facile d’utilisation, rapide et intuitif.
Pour moi, le principal bénéfice, c’est vraiment le gain de temps considérable. Moins de manipulations, moins d’envois dossier par dossier, et beaucoup plus de fluidité
